Logotec DDM9000® Web Edition (Document Data Management) to system Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji. Obsługuje on centralną bazę dokumentów zapewniając prosty i szybki dostęp do nich gwarancją aktualności, możliwością przeszukiwania pełnotekstowego, zarządzaniem stanami i wersjami, sygnalizowaniem próby użycia nieaktualnej wersji dokumentu itd. Zapewnia sprawną dystrybucję i dekretację dokumentów, kontroluje drogę ich obiegu.

System rozwiązuje problem przepływu informacji zarówno wewnątrz firmy, jak również pomiędzy firmę a jej otoczeniem. Archiwizuje i zarządza informacją w dowolnej postaci: list, faks, telefon, e-mail, notatka ze spotkania. Sposób, w jaki rejestrowana i przesyłana jest korespondencja (bez względu na jej rodzaj) pozwala na kontrolę jej obiegu oraz odtwarzanie i analizę historii zdarzeń.

Mechanizmy logicznego gromadzenia i łączenia informacji oraz dokumentów pozwalają na sprawne zarządzanie sprawami i umożliwiają pełny nadzór i kontrolę stanu realizacji z sygnalizacją odchyleń od stanu żądanego.

Logotec DDM9000® Web Ediiton posiada mechanizm workflow management pozwalający na implementację procedur sterujących przepływem zadań i dokumentów. W zakresie zarządzania dokumentami i ich obiegiem Logotec DDM9000® wspomaga funkcjonowanie i wdrażanie systemu zarządzania jakością według norm ISO 9000.

Dzięki obiektowej budowie menadżera graficznego DDM9000® widoczne stają się wszystkie powiązania pomiędzy poszczególnymi elementami np.: dokumentami, segregatorami, korespondencjom, adresami, sprawami itd.

Logotec DDM9000® Web Edition zrealizowany jest w technologii XML. Możliwy jest dostęp do systemu z dowolnego miejsca poprzez Internet. Zastosowanie tu mają wszelkie urządzenia przenośne, pracuje zarówno z wykorzystaniem przeglądarki internetowej jak i protokołu WAP.

Bazując na Logotec DDM9000® stworzono systemem Zarządzania Relacjami z Klientami Logotec CRM9000®.

Logotec DDM9000® Web Edition posiada bogatą funkcjonalność, jego jakość została potwierdzona licznymi, zarówno krajowymi jak i międzynarodowymi wdrożeniami oraz wieloma nagrodami i certyfikatami. W połączeniu z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii i urządzeń powoduje to, że Logotec DDM9000® Web Edition jest jedynym rozwiązaniem na rynku, które pozwala na tak dużą efektywność pracy.

DDM9000® składa się ze ściśle ze sobą zintegrowanych modułów odpowiedzialnych za:

Zarządzanie dokumentami
Zarządzanie przepływem informacji
Zarządznie sprawami
Sterowanie przepływem zadań

Zarządzanie dokumentami

Moduł DDM9000® Archiwum pozwala utworzyć centralną bazę dokumentów, zarządza dostępem do nich, ich stanami i wersjami. System zapewnia:

• szybki dostęp do wszystkich dokumentów, w ramach uprawnień każdego użytkownika
• możliwość wyszukiwania pełnotekstowego
• zarządzanie stanami i wersjami dokumentów
• poufność dokumentów
• odtwarzanie historii stanów dokumentu
• logiczne i hierarchiczne powiązania pomiędzy dokumentami
• grupowanie dokumentów w segregatory, jak również wiązanie ich pomiędzy sobą
• tworzenie raportów i wykresów

Zarządzanie przepływem informacji

Moduł DDM9000® Kontakty rozwiązuje problem przepływu informacji zarówno między pracownikami firmy, jak również pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Zapewnia sprawną dystrybucję i wielopoziomową dekretację korespondencji, pozwala na odtwarzanie drogi jej obiegu. Możliwe jest:

• wsparcie pracy kancelarii
• rejestrowanie każdej postaci korespondencji: list, faks, telefon, mail, notatka ze spotkania
• dystrybuowanie informacji według rozdzielników lub adresów wewnętrznych i wielopoziomowa dekretacja korespondencji
• śledzenie drogi korespondencji i kontrola realizacji poleceń
• odtworzenie całej korespondencji z każdym adresem
• definiowanie terminów przypominania o realizacji danej korespondencji oraz kontrola wywiązywania się z narzuconych terminów realizacji
• wykorzystanie kalendarza umożliwiającego synchronizację terminów z MS Schedule+ i MS Outlook.
• tworzenie raportów i zestawień w tym książka korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Zarządzanie sprawami

Moduł DDM9000® Sprawy pozwala na rejestrowanie, nadzorowanie i kontrolę stanu realizacji prowadzonych spraw. Możliwe jest gromadzenie danych i logiczne łączenie informacji o prowadzonych sprawach co pozwala na tworzenie analiz i raportów. Ten moduł systemu gwarantuje:

• rejestrowanie spraw, przydzielanie do odpowiednich kategorii i etapów
• definiowanie odpowiednich podformularzy zawierających istotne dane o sprawie
• gromadzenie wszystkich dokumentów i informacji związanych z każdą sprawą
• możliwość przekazywania i delegowania spraw
• dzielenie spraw na podzadania
• możliwość rejestrowania zadań i ich terminów z automatycznym uwzględnieniem w kalendarzu
• monitorowanie prowadzonych spraw
• analizę gromadzonych w sprawach informacji, tworzenie dowolnych raportów i wykresów

Sterowanie przepływem zadań

Najważniejsze zadania wymagające postępowania zgodnie z ustalonymi zasadami, terminowości oraz rzetelności powinny być realizowane zgodnie z przyjętymi procedurami. Moduł DDM9000® Workflow oferuje elastyczny i efektywny mechanizm workflow management umożliwiający automatyczne sterowanie realizowanymi zadaniami i kontrolę terminów, co zapewnia powtarzalność i zgodność z przyjętymi procedurami. Moduł DDM9000® Workflow pozwala na:

• implementacje przyjętych procedur przepływu pracy
• informowanie użytkowników jakie czynności należy wykonać na danym etapie z kontrolą ich wykonania
• uniknięcie przekazania zadania na niewłaściwe stanowisko pracy
• możliwość sprawdzenia na jakim etapie realizacji znajduje się procedura
• kontrolę terminów z automatycznym sygnalizowaniem opóźnień w realizacji zadań
• możliwość analizy procesów i eliminację wąskich gardeł