CHARAKTERYSTYKA MODUŁU
Moduł
Workflow umożliwia zautomatyzowanie procesów przebiegu informacji
i dokumentów wewnątrz firmy. Pozwala na stworzenie z góry określonych procedur bądź
ścieżek przepływu dokumentu w organizacji. Ponadto możliwe jest zdefiniowanie
osób odpowiedzialnych zarówno za przebieg całej procedury, jak również za jej
poszczególne etapy. Możliwe jest również określenie czasu, jaki poszczególny
użytkownik ma na zrealizowanie swojej części procedury.
PODSTAWOWE FUNKCJE
-
Ustalenie ścieżki przebiegu dokumentu – zdefiniowanie osoby
odpowiedzialnej za całość procedury, oraz osób odpowiedzialnych za
poszczególne etapy
-
Określenie zadań, jakie mają być wykonane na każdym z etapów – system z
automatu będzie informował użytkownika jakie czynności ma wykonać
-
Opcjonalne ustawienie ograniczeń czasowych dla każdego z etapów – w
przypadku ich przekroczenia użytkownik, odpowiedzialny za całość
realizacji procesu, zostanie o tym automatycznie powiadomiony
-
Zdefiniowanie warunków przejścia do kolejnego etapu
-
Możliwość zdefiniowania specjalnych statusów dla dokumentu, znajdującego się na każdym
-
z etapów np.: sprawdzono pod względem merytorycznym, sprawdzono pod
względem formalno – rachunkowym, zaksięgowany, anulowany, odrzucony,
zatwierdzony, itd.
-
Możliwość wykonania raportu z przebiegu procedury uwzględniającego zadania wykonane na każdym z etapów
ZALETY
- Pełna
kontrola realizacji procedury. Osoba odpowiedzialna za realizację
procesu ma możliwość sprawdzenia, na którym z etapów i w jakim statusie
znajduje się dokument. W przypadku przekroczenia terminu przewidzianego
na realizację danego etapu jest automatycznie informowana przez system.
Ponadto z automatu wysyłane są informacje o rozpoczęciu i zakończeniu
danej procedury.
- Wielotorowość
przebiegu. W przypadku, kiedy jeden z użytkowników nie może wykonać
swojej części procedury (np. z powodu urlopu) osoba odpowiedzialna za
całość może samodzielnie wykonać zadania przewidziane na danym etapie
bądź przydzielić je innemu użytkownikowi (jeśli założenia procedury na
to pozwalają). Dodatkowo warunki przewidziane dla każdego z etapów
powodują, iż system automatycznie przekieruje dokument – w przypadku
zatwierdzenia do kolejnego, a w przypadku odrzucenia do odpowiedniego
etapu wcześniejszego.
- Oszczędność
czasu. Użytkownicy nie muszą wyszukiwać dokumentów lub osób
odpowiedzialnych za realizację poprzedzających lub późniejszych etapów.
System z automatu przesyła dokumentu po z góry ustalonych ścieżkach,
więc każdy z użytkowników może się skupić tylko na wykonaniu swojej
części procesu.
- Możliwość
rozwoju. Możliwe jest tworzenie nowych procedur oraz modyfikowanie już
działających. Wszelkie modyfikacje mogą być wykonywane samodzielnie,
przez przeszkolonego administratora.
|